Bản chất của hiệu suất và quản lý thời gian.

Cuộc sống thì bận rộn, và chúng ta thường không có đủ thời gian để làm tất cả những việc chúng ta muốn làm. Vì vậy tìm cách để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc là một điều cần thiết. 

Về căn bản, có 4 loại hoạt động mà chúng ta thường làm hàng ngày: 

1. Những hoạt động không thể không làm: ăn, ngủ, vệ sinh, tắm rửa, đi lại...

2. Những việc quan trọng: là những hoạt động thúc đẩy mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn. Nó có thể là thăng tiến trong sự nghiệp, học tập, cải thiện bản thân, rèn luyện sức khỏe, công tác xã hội, đạt được một giải thưởng hoặc thành tích nào đó. Nó có thể là giản đơn như lập gia đình, sống một cuộc sống yên tĩnh tại một vùng quê có không khí trong lành. Nó có thể cao xa như góp phần vào phát triển đất nước, cải thiện xã hội hoặc cống hiến cho văn minh nhân loại. Nói tóm lại thì những việc quan trọng này cũng không nằm ngoài 2 mục đích : một là đảm bảo sinh tồn, hai là làm cho cuộc sống thêm ý nghĩa.

3. Những hoạt động vui chơi giải trí : là những hoạt động mang lại niềm vui, sự thư giãn hoặc sự thoải mái về tinh thần nhưng không thúc đẩy bất kỳ mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn nào khác.

4. Những hoạt động nhảm nhí : gồm tất cả những hoạt động không thuộc vào 3 mục trên. Đó có thể là những cuộc tranh cãi vô bổ về những chủ đề không đáng quan tâm, đó có thể là đọc những sách báo, thông tin rác rưởi không có giá trị kiến thức cũng không có giá trị giải trí. Mặt khác, nếu những hoạt động ở mục 2 không tạo ra kết quả hữu ích nào hoặc hiệu suất quá thấp thì nó sẽ không thể thúc đẩy được bất kỳ mục tiêu nào, nó mất đi bản chất của nó và cũng bị xếp vào mục 4. Tương tự, nếu những hoạt động ở mục 3 không mang lại niềm vui do chất lượng kém hoặc do bị lạm dụng (dành quá nhiều thời gian cho nó) thì nó mất đi bản chất của nó và cũng bị xếp vào mục 4. 

Lưu ý: trừ những hoạt động mang tính phổ quát đúng với hầu như tất cả mọi người thì việc quan trọng của người này có thể là việc nhảm nhí của người khác, việc nhảm nhí của người này có thể là hoạt động giải trí lành mạnh của người khác. Ví dụ 2 người cùng coi một trận đấu bóng bàn, với người A yêu thích bóng bàn thì đó là việc giải trí, nhưng với người B vốn không có chút hứng thú nào với bóng bàn thì đó là việc nhảm nhí, tốn thời gian vô ích.

Vậy để sử dụng hiệu quả nhất thời gian, để nó mang lại nhiều giá trị và ý nghĩa nhất cho cuộc sống thì chúng ta cần làm những gì?

Trước tiên, cần loại bỏ những hoạt động loại 4. Nếu dừng lại và để ý, chúng ta sẽ phát hiện ra rất nhiều hoạt động trong ngày thực chất là hoạt động loại 4.

Tiếp theo, hạn chế những hoạt động loại 3 trong một khoảng thời gian "vừa đủ". Có thể sử dụng hoạt động loại 3 như một loai phần thưởng khi hoàn thành một số hoạt động loại 2.

Cuối cùng là tối ưu hóa hoạt động loại 1 và loại 2. 

Nếu có quá nhiều hoạt động loại 2 thì phải làm sao? Làm thế nào để thực hiện được nhiều hoạt động loại 2 nhất có thể trong một khoảng thời gian giới hạn?

Giả sử chúng ta có những tác vụ có độ khó như nhau, chúng ta sẽ ưu tiên theo thứ tự làm việc quan trọng nhất trước, rồi tiếp tục theo thứ tự quan trọng giảm dần.

Giả sử chúng ta có những tác vụ có tầm quan trọng như nhau, chúng ta nên ưu tiên thực hiện tác vụ có độ khó khăn lớn nhất đầu tiên. Bởi vì, giống như cơ bắp trở nên mỏi mệt sau một thời gian hoạt động, ý chí của con người cũng vậy. Ý chí giảm dần theo thời gian, đây là điều mà hầu như ai cũng đã từng trải nghiệm và cũng đã có nhiều nghiên cứu khoa học chứng tỏ điều này. Nếu thực hiện những tác vụ dễ trước, nhiều khả năng ý chí sẽ hao hụt đến mức chúng ta không còn đủ quyết tâm để thực hiện tác vụ khó nhất nữa. Nhưng nếu chúng ta thực hiện tác vụ khó nhất đầu tiên, nó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, đồng thời việc hoàn thành tác vụ khó khăn nhất sẽ khiến chúng ta hăng hái hơn và có ảo giác rằng tất cả những tác vụ còn lại đều quá dễ dàng, từ đó sẽ thực hiện được nhiều công việc hơn.

Nhưng nếu những tác vụ vừa có độ khó khác nhau vừa có tầm quan trọng khác nhau thì sao? Chúng ta phải suy xét cẩn thận và linh động theo từng trường hợp cụ thể như một số ví dụ sau:

Giả sử có 10 công việc mà chỉ đủ thời gian để làm 1 công việc thì tất nhiên ta sẽ chọn công việc có tầm quan trọng cao nhất.

Nhưng nếu có 10 công việc và đủ thời gian để làm khoảng 5 hoặc 6 việc, như vậy thứ tự tốt nhất sẽ là : làm việc khó khăn nhất (có thể không quan trọng) đầu tiên, làm việc quan trọng nhất thứ hai và sau đó mới tới các việc khác theo tầm quan trọng giảm dần. Việc khó khăn nhất được sắp xếp đầu tiên là đề tận dụng hiệu ứng tâm lý như đã trình bày ở trên, nhờ đó hoàn thành được nhiều việc hơn. Tất nhiên nếu việc khó khăn nhất chiếm quá nhiều thời gian thì cũng nên suy xét lại.

Lời khuyên cuối cùng là bạn đừng nên đa nhiệm. Rất nhiều nghiên cứu khoa học đã chứng minh đa nhiệm không giúp ích được gì mà chỉ làm giảm hiệu suất công việc và tăng tỉ lệ mắc sai lầm. Thậm chí đa nhiệm trong khoảng thời gian dài sẽ khiến bộ não suy giảm chức năng và làm giảm IQ của bạn.

Tác giả : Woody Übermensch

(Nếu bạn đăng lại bài viết này, hãy nhớ ghi tên tác giả)